Помощник руководителя
Обязанности:
1. АДМИНИСТРАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА Ведение расписания занятий и контроль своевременного прихода преподавателей (оперативная замена при болезнях/отсутствиях). Координация работы филиала: встреча педагогов, подготовка аудиторий к занятиям. Выполнение оперативных поручений руководителя (подготовка отчетов, справок, рассылок). 2. РАБОТА С КЛИЕНТАМИ (РОДИТЕЛИ И ДЕТИ) Прием входящих звонков и обработка заявок потенциальных клиентов (консультация по программам, запись на пробные занятия). Ведение клиентской базы (CRM): внесение новых контактов, фиксация статуса договора, посещенных мероприятий и истории взаимодействий. Прием оплат (наличные/терминал), заключение договоров, выдача чеков и закрывающих документов. Решение нестандартных ситуаций с детьми, родителями и преподавателями в рамках своей компетенции. Критические проблемы немедленная эскалация руководителю с предложением вариантов решения. 3. ФИНАНСЫ И ДОКУМЕНТООБОРОТ Проверка и внесение оплат за абонементы в учетную систему. Мониторинг окончания абонементов у клиентов и превентивные обзвоны для продления. Контроль своевременности получения документов от поставщиков и передача их на оплату руководителю/в бухгалтерию. 4. ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ Своевременный заказ воды, канцелярских товаров, расходных материалов для нужд филиала. Контроль наличия чистоты и порядка в зонах ожидания и проведения занятий. 5. ПРОЕКТНАЯ И МАРКЕТИНГОВАЯ ПОДДЕРЖКА Активное участие в период набора учеников: раздача листовок, участие в промо-мероприятиях. Внесение предложений по улучшению внутренних процессов центра (сокращение времени ожидания, оптимизация документооборота, улучшение сервиса). Обязанности могут дополняться по мере развития центра. Приоритет задач устанавливает руководитель. Ключевой критерий эффективности не количество выполненных пунктов, а степень разгрузки руководителя и удовлетворенность клиентов. Мы ищем Помощника руководителя, который станет правой рукой и в будущем возглавит филиальную сеть. Если вы устали от скучных офисов и готовы к живой работе с людьми, где каждый день не похож на предыдущий это вакансия для вас.
Требования:
ОПЕРАЦИОННЫЕ И АДМИНИСТРАТИВНЫЕ НАВЫКИ Высокая скорость печати и работы с ПК: Уверенное владение MS-Office/Google Sheets (текст, сводные таблицы, ВПР, фильтры для быстрой сверки оплат). Навыки работы с CRM-системами и базами данных: Умение структурированно вносить данные (новый контакт, статус договора, история взаимодействий, отметки об участии в мастер-классах). Делопроизводство и первичная документация: Опыт заключения договоров оферты, приема наличных/безналичных платежей через POS-терминал, выдача чеков и закрывающих документов. Закупочная деятельность: Навык мониторинга цен и своевременного заказа хозяйственных товаров (вода, канцтовары, расходники для офиса и занятий) в рамках утвержденного бюджета. Взаимодействие с поставщиками: Контроль входящих документов (счетов, актов, накладных) от контрагентов и своевременная передача их в бухгалтерию / руководителю на подпись и оплату. КЛИЕНТСКИЙ СЕРВИС И РАБОТА С ВОЗРАЖЕНИЯМИ Многоуровневая коммуникация: Умение переключаться между тремя типами собеседников в течение 5 минут, сохраняя доброжелательность. Навык теплого приема звонков: выявлять скрытые потребности клиента и записывать на пробное занятие. Антикризисные переговоры: Умение гасить конфликты на входе без привлечения руководителя. Проактивность в удержании: Контроль окончания абонементов клиентов и превентивные звонки. Эскалация с решением: Четкое понимание, что можно решить самому, а что критическая проблема, которую нужно поднять руководителю. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ И КОНТРОЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ Координация расписания: Навык оперативной замены преподавателей при болезни, контроль их своевременного прихода на смену. Контроль качества занятий: Умение бегло проверять заполнение преподавателями электронных журналов, фиксировать посещаемость и вовремя сообщать педагогам о предстоящих праздниках/каникулах в расписании. Навык деликатного фидбека педагогу. СТРАТЕГИЧЕСКИЕ И УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ЗАДАТКИ Процессное мышление: Готовность не просто выполнять рутину, а предлагать улучшения. Понимание маркетинга: Готовность участвовать в полевых активностях. Базовые навыки управления людьми: Желание учиться делегировать задачи и контролировать их исполнение (в перспективе, при росте до управляющего).