Помощник руководителя организации
Обязанности:
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Осуществляет контроль за исполнением изданных распоряжений руководителя организации. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создаёт условия, способствующие эффективной работе руководителя. Организует проведение телефонных переговоров, встреч руководителя, передает, принимает, записывает информацию и своевременно доводит до его сведения ее содержание. Обеспечивает контроль актуальности контента сайта головной организации (своевременно обновлять информацию, отслеживать корректность данных, формировать заявки на обновление устаревших материалы).
Требования:
3. Профессиональные знания: Нормативная база и правила ведения делопроизводства, требования к оформлению документов, принципы организации документооборота и контроля исполнения поручений. Основы учёта материально технических ценностей, порядок оформления первичной документации и проведения инвентаризаций. Правила деловой переписки и стандарты оформления внутренних распорядительных документов (приказы, распоряжения и пр.). Базовые принципы информационной работы: подготовка и структурирование данных, работа с базами данных и таблицами, основы работы с сайтом организации. Уверенное владение пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint) или аналогами: форматирование документов, работа со списками и таблицами, подготовка сводных данных. Навыки работы в системах электронного документооборота (СЭД) либо готовность быстро освоить используемую в организации систему. Организованность и умение работать в режиме многозадачности: способность вести параллельно несколько направлений (делопроизводство, контроль исполнения приказов, обновление сайта, подготовка встреч). Внимание к деталям и аккуратность: отсутствие ошибок в документах и публикуемых материалах, точность в учётных данных. Проактивность и исполнительность: умение не только выполнять поручения, но и самостоятельно выявлять типовые задачи и предлагать решения. Коммуникабельность и навыки координации: способность корректно взаимодействовать с внутренними подразделениями, контактными лицами внешних заказчиков, фиксировать договорённости и контролировать их исполнение. Стрессоустойчивость, гибкость и готовность оперативно реагировать на срочные и изменяющиеся задачи.