Секретарь – помощник руководителя

Обязанности:

• Планирование рабочего времени. Секретарь помогает руководителю составить график: согласовывает время встреч, переговоров и других мероприятий. Информирует о регламенте событий, заранее предупреждает о начале, закладывает резерв времени на непредвиденные ситуации. - Организация мероприятий. Секретарь готовит повестку дня, оформляет список участников, оповещает их, рассылает приглашения. Помогает с презентационными материалами. - Организация командировок. Секретарь прорабатывает поездку: готовит проект служебного задания, заказывает билеты и бронирует гостиницу, прорабатывает маршрут, уточняет детали протокола. После возвращения помогает оформить авансовый отчёт и отчёт о проделанной работе. - Поддержание рабочего пространства. Обеспечивает кабинет руководителя и приемную необходимыми средствами оргтехники и канцелярскими принадлежностями, продуктами питания, следит за их наличием. - Отправлять и получать корреспонденцию. - Осуществлять прием и распределение телефонных звонков, фиксировать и передавать служебную информацию Генеральному директору - Регистрировать входящую корреспонденцию, поступающую средствами электронной и почтовой связи в СЭД ДИРЕКТУМ. Отправлять задачей в СЭД ДИРЕКТУМ на рассмотрение Генеральному директору. В соответствии с резолюцией отправлять в структурные подразделения или конкретным исполнителям Документационное обеспечение - Контроль исполнения. Следит за тем, чтобы структурные подразделения и исполнители своевременно представляли документы на подпись, а также контролирует выполнение поручений руководителя, взятых на контроль. - Делопроизводство. Ведёт контрольно-регистрационную картотеку, формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив. - Деловая переписка и коммуникации. По поручению руководителя

Требования:
Уверенный пользователь ПК: MS Word, MS Exsel, Power Point Коммуникабельность, стрессоустойчивость, оперативность, готовность обучаться, открытость